Değerli İZÜ Mensubu,
EBYS üzerinden gerçekleştirilen işlemlerde de vekâlet durumunun dikkate alınması ve yetki kullanımında gerekli hassasiyetin gösterilmesi önem arz etmektedir.
Bilgilerinizi ve gereğini rica ederiz.
Değerli Üniversitemiz Mensubu,
Birden fazla personel kimliğine sahip olan personelin, yalnızca bir personel kimliği üzerinden izin evrakı oluşturma yetkisi bulunmaktadır.
Bu kapsamda, izin evrakının; personelin Üniversitemizde ilk kadroya atandığı birim/bölüm veya daha sonra görevlendirildiği birim/bölüm personel kimliği üzerinden oluşturulması gerekmektedir.
Bilgilerinize sunar, iyi çalışmalar dileriz.
Üniversitemiz Elektronik Belge Yönetim Sistemi'nde (EBYS) kullanılan Satın Alma Talep Formunda, bilgisayar satın alım taleplerine ilişkin süreçlerde Bilgi Teknoloji Daire Başkanı 1. Koordinasyon Parafçısı seçilmekteydi.
Bilgi Teknolojileri Daire Başkanı Emre ALBAYRAK'ın göreve başlaması ve kendisine ait e-imza temin ve tanımlama süreçlerinin devam etmesi nedeniyle, aksi duyuruluncaya kadar bilgisayar alım taleplerinde 1. Koordinasyon Parafçısı olarak Bilişim Destek Takım Lideri Ömer Taha AÇIKÖZ'ün seçilmesi gerekmektedir.
Bilgilerinize sunulur.
EBYS sistemi üzerinden kişisel taleplerin, dilekçelerin ve kullanıcıya özel başvuruların ilgili birimlere iletilmesinde “Kurum İçi Giden Evrak” modülü yerine “Evrak > Giden Evrak > Harici Kurum İçi Giden Evrak” menüsünün kullanılması gerekmektedir.
İşlem adımları aşağıda belirtilmiştir:
Kurum İçi Giden Evrak modülü ne zaman kullanılmalıdır?
Kurum İçi Giden Evrak modülü; birime gelen yazılara cevap verilmesi veya bir üst birime resmi yazı gönderilmesi gibi durumlarda kullanılmalıdır. Bu modülde evrakı oluşturan kişi ilgili birimi seçebilir; ancak yazının geçerli şekilde gönderilebilmesi için imzalayacak kullanıcılar kısmında birim amirinin yer alması gerekmektedir.
Kullanıcı işlemlerinin sağlıklı yürütülebilmesi için birimlere yapılacak tüm bireysel başvurularda yukarıda belirtilen yöntemlerin kullanılması önem arz etmektedir.
Değerli Birim Yöneticilerimiz,
Bilindiği üzere yıllık izin, saatlik izin vb. izin talep ve onay süreçleri ÜBYS’den devam etmektedir. Talep edilen izin bilgileri birim yöneticisinin onayı sonrasında sisteme işlendiğinden, birim yöneticilerimizin belirli aralıklarla sisteme girip parafta veya onayda bekleyen talepleri imzalamaları, izin bilgilerinin yeni kullanılacak modüle doğru şekilde aktarımı için çok önemlidir.
Bu hususta gerekli hassasiyetin gösterilmesini rica ederim.
Prof. Dr. Ahmet Cevat ACAR
Rektör
Değerli Üniversitemiz Mensupları,
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)’nde faal olarak kullanılan formlar evrak yapılarına göre iş akışları ve evrak form olarak 2’ye ayrılmaktadır. İş Akışlarından veya evrak formdan başlatılan formların takibi de Formlar-Arama alanından yapılmaktadır. Kullanan personelin daha kolay formlara ulaşması için tüm formlar tek bir buton altında toplanmıştır. Bunun dışında imzaya sunulan formların daha kolay aranması için de ayrıca bir buton oluşturulmuştur.
Kısayollar başlığı altına Formlar-İş Akışları-Evrak Formlar diye yeni bir buton açılmıştır. Buradan doldurmak istediğiniz formlara daha kolay bir şekilde ulaşabilirsiniz.
Ayrıca Kısayollar başlığı altına Form Arama diye yeni bir buton daha açılmıştır. Buradan da imzaya sunulan formların takibini yapabilirsiniz.
Şu an Araç Talep Formu ile Araç Görev Formu’nda revizyonlar devam etmekte olduğundan bu formlar hariç diğer formları faal bir şekilde bu alanlardan bulup imzaya sunabilir veya takibini yapabilirsiniz.
Not: Diğer kullanılan alanlar (iş akışları-evrak form ekle-formlar) silinmemiş olup sistem üzerinde mevcuttur. Her iki alandan da formlar oluşturulabilir veya aranabilir.
İyi çalışmalar dileriz.