Değerli Üniversitemiz Mensupları,
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)’nde faal olarak kullanılan formlardan biri olan Araç Talep Formu, üzerinde yapılan sistemsel değişikliklerden dolayı bir süredir sistemden doldurulmamakta, harici olarak sisteme yüklenmekteydi.
Araç Talep Formu’ndaki tüm değişiklikler tamamlanmış olup Üniversitemiz akademik ve idari personelinin kullanımına açılmıştır. Diğer formlar gibi Kısayollar-Formlar-İş Akışları-Evrak Formlar başlığı altına Araç Talep Formu Ekle butonu eklenmiştir. Doldurup imzaya sunduğunuz Araç Talep Formunun takibini yapmak için Form Arama başlığı altına da Araç Talep Formu Giden Evrak Detaylı Evrak Arama butonu eklenmiştir.
Araç Talep Formu’nda dikkat edilecek hususlar; şehir içi araç taleplerinde imzalayacak kullanıcılar alanına birim amirinin eklenmesi yeterli olacaktır. Fakat, şehir dışı araç taleplerinde paralayacak kullanıcılar alanına birim amirinin, imzalayacak kullanıcılar alanına ise Genel Sekreterin seçilmesi gerekmektedir. Sistem, İstanbul dışı bir şehir seçildiğinde karşınıza bir uyarı çıkaracaktır. Bu uyarıya göre ya imzalama işlemine devam edilecek ya da geri dönüp imzalayacak kullanıcılar alanında değişiklik yapılacak ve tekrar imzaya sunulacaktır.
İyi çalışmalar dileriz.
Değerli Birim Yöneticilerimiz,
Bilindiği üzere yıllık izin, saatlik izin vb. izin talep ve onay süreçleri ÜBYS’den devam etmektedir. Talep edilen izin bilgileri birim yöneticisinin onayı sonrasında sisteme işlendiğinden, birim yöneticilerimizin belirli aralıklarla sisteme girip parafta veya onayda bekleyen talepleri imzalamaları, izin bilgilerinin yeni kullanılacak modüle doğru şekilde aktarımı için çok önemlidir.
Bu hususta gerekli hassasiyetin gösterilmesini rica ederim.
Prof. Dr. Ahmet Cevat ACAR
Rektör
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)’nde faal olarak kullanılan formlar evrak yapılarına göre iş akışları ve evrak form olarak 2’ye ayrılmaktadır. İş Akışlarından veya evrak formdan başlatılan formların takibi de Formlar-Arama alanından yapılmaktadır. Kullanan personelin daha kolay formlara ulaşması için tüm formlar tek bir buton altında toplanmıştır. Bunun dışında imzaya sunulan formların daha kolay aranması için de ayrıca bir buton oluşturulmuştur.
Kısayollar başlığı altına Formlar-İş Akışları-Evrak Formlar diye yeni bir buton açılmıştır. Buradan doldurmak istediğiniz formlara daha kolay bir şekilde ulaşabilirsiniz.
Ayrıca Kısayollar başlığı altına Form Arama diye yeni bir buton daha açılmıştır. Buradan da imzaya sunulan formların takibini yapabilirsiniz.
Şu an Araç Talep Formu ile Araç Görev Formu’nda revizyonlar devam etmekte olduğundan bu formlar hariç diğer formları faal bir şekilde bu alanlardan bulup imzaya sunabilir veya takibini yapabilirsiniz.
Not: Diğer kullanılan alanlar (iş akışları-evrak form ekle-formlar) silinmemiş olup sistem üzerinde mevcuttur. Her iki alandan da formlar oluşturulabilir veya aranabilir.
EBYS eğitimine aşağıdaki linkten ulaşılabilir.
https://cloud.izu.edu.tr/index.php/s/2FNdn6xnqXoAPtM