Değerli İZÜ Mensubu,
Satın alma süreçlerinin doğru, eksiksiz ve hızlı bir şekilde yürütülebilmesi amacıyla, satın alma formlarının hazırlanması ve paraf süreçlerinde aşağıdaki hususlara dikkat edilmesi gerekmektedir.
Açıklama/Kullanım Amacı: Satın alma formunun bu bölümünde, talep edilen mal veya hizmetin hangi amaçla ve hangi ihtiyaç doğrultusunda satın alınacağı ayrıntılı ve açık bir şekilde belirtilmelidir.
Talep Edilen Mal veya Hizmet Bilgileri: Formun alt kısmında yer alan liste bölümündeki mal veya hizmetin adı, açıklaması/özellikleri ve ilgili diğer alanlar eksiksiz doldurulmalıdır. Talep edilen ürün veya hizmetin niteliğini açıkça ortaya koyacak yeterli bilgiye yer verilmelidir.
Paraf Sıralaması: Paraf kullanıcıları arasındaki ilk koordinasyon parafının İdari İşler Daire Başkanı tarafından verilmesi gerekmektedir.
Bilgisayar Alımları: Bilgisayar alımı taleplerinde ilk koordinasyon parafına Bilgi Teknolojileri Daire Başkanı, ikinci koordinasyon parafına ise İdari İşler Daire Başkanı seçilmelidir.
Satın alma taleplerinde gecikme yaşanmaması ve süreçlerin sağlıklı bir şekilde yürütülebilmesi için belirtilen hususlara dikkat edilmesi önemle duyurulur.
Üniversitemiz bünyesinde faaliyet gösteren araştırma merkezlerine ait yönetim kurulu kararlarının incelenmesi sonucunda, bazı kararların yönetim kurulu üyelerinin tamamının imzasına sunulmadan yalnızca Merkez Müdürü tarafından imzalanarak üst yazı ekinde Rektörlük Makamına görülmüştür.
Merkez Yönetim kurulu kararlarının veya Kurul/Komisyon kararlarının usulüne uygun şekilde oluşturulması ve imza sürecinin eksiksiz tamamlanması amacıyla, kararların öncelikle tüm yönetim kurulu/komisyon üyelerinin imzasına ayrı ayrı sunulması, tüm üyelerin imzalarının tamamlanmasının ardından kararın son hâlinin oluşturulması ve imzalı kararın üst yazı ekinde Rektörlük Makamına iletilmesi gerekmektedir.
Bu doğrultuda, araştırma merkezleri ile Üniversitemiz bünyesinde faaliyet gösteren kurul ve komisyonlara ait kararların hazırlanması, ilgili üyelerin imzalarının tamamlanması ve imzalı kararların üst yazı ekinde Rektörlük Makamına gönderilmesi süreçlerinde belirtilen hususlara dikkat edilmesi ve gerekli hassasiyetin gösterilmesi önemle duyurulur.
EBYS üzerinden gerçekleştirilen işlemlerde de vekâlet durumunun dikkate alınması ve yetki kullanımında gerekli hassasiyetin gösterilmesi önem arz etmektedir.
Bilgilerinizi ve gereğini rica ederiz.
Değerli Üniversitemiz Mensubu,
Birden fazla personel kimliğine sahip olan personelin, yalnızca bir personel kimliği üzerinden izin evrakı oluşturma yetkisi bulunmaktadır.
Bu kapsamda, izin evrakının; personelin Üniversitemizde ilk kadroya atandığı birim/bölüm veya daha sonra görevlendirildiği birim/bölüm personel kimliği üzerinden oluşturulması gerekmektedir.
Bilgilerinize sunar, iyi çalışmalar dileriz.
Üniversitemiz Elektronik Belge Yönetim Sistemi'nde (EBYS) kullanılan Satın Alma Talep Formunda, bilgisayar satın alım taleplerine ilişkin süreçlerde Bilgi Teknoloji Daire Başkanı 1. Koordinasyon Parafçısı seçilmekteydi.
Bilgi Teknolojileri Daire Başkanı Emre ALBAYRAK'ın göreve başlaması ve kendisine ait e-imza temin ve tanımlama süreçlerinin devam etmesi nedeniyle, aksi duyuruluncaya kadar bilgisayar alım taleplerinde 1. Koordinasyon Parafçısı olarak Bilişim Destek Takım Lideri Ömer Taha AÇIKÖZ'ün seçilmesi gerekmektedir.
Bilgilerinize sunulur.
EBYS sistemi üzerinden kişisel taleplerin, dilekçelerin ve kullanıcıya özel başvuruların ilgili birimlere iletilmesinde “Kurum İçi Giden Evrak” modülü yerine “Evrak > Giden Evrak > Harici Kurum İçi Giden Evrak” menüsünün kullanılması gerekmektedir.
İşlem adımları aşağıda belirtilmiştir:
Kurum İçi Giden Evrak modülü ne zaman kullanılmalıdır?
Kurum İçi Giden Evrak modülü; birime gelen yazılara cevap verilmesi veya bir üst birime resmi yazı gönderilmesi gibi durumlarda kullanılmalıdır. Bu modülde evrakı oluşturan kişi ilgili birimi seçebilir; ancak yazının geçerli şekilde gönderilebilmesi için imzalayacak kullanıcılar kısmında birim amirinin yer alması gerekmektedir.
Kullanıcı işlemlerinin sağlıklı yürütülebilmesi için birimlere yapılacak tüm bireysel başvurularda yukarıda belirtilen yöntemlerin kullanılması önem arz etmektedir.
Değerli Birim Yöneticilerimiz,
Bilindiği üzere yıllık izin, saatlik izin vb. izin talep ve onay süreçleri ÜBYS’den devam etmektedir. Talep edilen izin bilgileri birim yöneticisinin onayı sonrasında sisteme işlendiğinden, birim yöneticilerimizin belirli aralıklarla sisteme girip parafta veya onayda bekleyen talepleri imzalamaları, izin bilgilerinin yeni kullanılacak modüle doğru şekilde aktarımı için çok önemlidir.
Bu hususta gerekli hassasiyetin gösterilmesini rica ederim.
Prof. Dr. Ahmet Cevat ACAR
Rektör